Algemene Voorwaarden
1. Door een reservatie te maken, erkent de klant dat hij alle onderstaande voorwaarden volledig heeft gelezen, begrepen en aanvaard.
2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke natuurlijke of rechtspersoon in het kader van handelsbetrekkingen met Evasion Room SRL, met maatschappelijke zetel gevestigd te Rue du Mouton Blanc 24, 4000 Luik (België).
3. Evasion Room biedt evenementen-entertainmentdiensten en cognitieve spellen aan, waarvan het concept doorgaans wordt aangeduid met de termen “Escape Room”, “Escape Game” of “real-life ontsnappingsspel”.
4. Duur van het spel: De effectieve speelduur bedraagt één uur (60 minuten). Deze wordt voorafgegaan door een periode van ongeveer 10 minuten waarin de spelleider de spelregels, veiligheidsinstructies en algemene tips aan het team van spelers uitlegt, zodat zij optimaal van hun ervaring in de speelkamer kunnen genieten. Deze periode biedt de spelers die dat wensen ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de toiletten die voor klanten ter beschikking staan.
5. Aan het einde van de spelperiode voorziet de spelleider ongeveer 5 minuten voor een nabespreking om vragen van spelers te beantwoorden over raadsels die zij niet hebben kunnen oplossen.
6. Stiptheid: Klanten worden verzocht op het uur aanwezig te zijn dat vermeld staat in de reserveringsbevestiging per e-mail. Elke vertraging door de klant kan in mindering worden gebracht op de speeltijd van de betrokken klant. In elk geval kan het team van Evasion Room de sessie beëindigen zonder verdere compensatie indien deze 80 minuten na het in de bevestigingsmail vermelde aankomstuur nog niet is afgerond.
7. Een minimumperiode van 20 minuten is immers nodig voor het team om de speelkamer en de mechanismen opnieuw in te stellen en een kwaliteitsvolle service te kunnen bieden aan de klanten van de volgende tijdsperiode. Hoewel er een wachtruimte voorzien is, wordt klanten ook gevraagd niet te vroeg te arriveren, zodat het team van Evasion Room hen onder optimale en gezellige omstandigheden kan ontvangen.
8. Minimumleeftijd: De aanbevolen minimumleeftijd voor het spel is 14 jaar. Spelers vanaf 8 jaar worden echter toegelaten indien zij vergezeld zijn van een verantwoordelijke volwassene. Aangezien maturiteit, observatievermogen en analytisch inzicht sterk kunnen verschillen van persoon tot persoon, informeert het Evasion Room-team de klant dat het spel te complex kan lijken voor jonge kinderen en tieners jonger dan 14 jaar. Het is echter mogelijk dat één of twee jonge spelers zich amuseren indien zij begeleid worden door oudere en vertrouwde spelers die hen kunnen sturen en aanmoedigen (bijvoorbeeld ouders met hun kinderen).
9. Het team van Evasion Room behoudt zich het recht voor de leeftijd van de deelnemers te controleren aan de hand van hun identiteitskaart. Voor reserveringen die zijn gemaakt op basis van een promotietarief voor studenten kan het Evasion Room-team van elke deelnemer ook vragen een geldige leerlingen- of studentenkaart, afgegeven door een Belgische instelling, of bij gebrek daaraan een internationale studentenkaart, voor te leggen. Promotieaanbiedingen voor studenten gelden uitsluitend voor studenten tot en met 26 jaar.
10. Evasion Room biedt zijn diensten aan in de lokalen op de 3e verdieping van het gebouw, gelegen Rue du Mouton Blanc 24, 4000 Luik (België). Deze lokalen zijn uitsluitend toegankelijk via een trap. Er is geen lift of hefplatform beschikbaar. Helaas moeten wij personen met beperkte mobiliteit afraden deel te nemen aan onze activiteiten.
11. Reserveringen gebeuren via de website minstens 24 uur voor het gewenste tijdslot, of rechtstreeks telefonisch binnen die termijn. Online reserveringen worden bevestigd zodra de betaling van het voorschot is geregistreerd en een bevestigingsmail is verzonden naar het door de klant opgegeven e-mailadres.
12. Telefonische reserveringen minder dan 24 uur vooraf worden beschouwd als definitief, en elke annulering leidt tot een forfaitaire boete van €50 inclusief btw ter compensatie van het inkomensverlies door het onterecht geblokkeerde tijdslot. Dit bedrag kan echter worden verrekend door de klant, op voorwaarde dat hij binnen 30 kalenderdagen een nieuwe reservering maakt.
13. Klanten kunnen het aantal deelnemende spelers wijzigen op de dag van de activiteit. Dit aantal mag echter niet lager zijn dan 2 spelers per kamer, en 5 spelers per team voor het stedelijk escape game “Hangover”. Elk tariefverschil in het voordeel van de klant als gevolg van een wijziging in het aantal deelnemers wordt omgezet in een waardebon. Een terugbetaling is slechts mogelijk mits een forfaitaire inhouding van €20 als administratieve en boekhoudkundige kosten.
14. Betaling: Betalingen gebeuren online via het PayPal-systeem of met kredietkaart. Indien de klant per bankoverschrijving wenst te betalen, moet hij in de mededeling de naam, het aantal spelers, de datum en het uur van de gereserveerde sessie en eventuele promotiecode vermelden.
15. Indien de termijn te kort is om de transactie op de bankrekening van het bedrijf bevestigd te zien, moet de klant uiterlijk vóór de start van de sessie een betalingsbewijs (bijv. een elektronische kopie van een rekeningafschrift) voorleggen. In geval van wanbetaling zijn alle inningskosten ten laste van de schuldenaar.
16. Tenzij anders vermeld (zoals facturatie aan rechtspersonen), dient de betaling ten laatste op de dag van de activiteit te gebeuren, hetzij vóór, hetzij onmiddellijk na de spelervaring.
17. Na deze termijn heeft Evasion Room SRL het recht om €45 aan te rekenen als administratieve kosten voor het beheer van de laattijdige betaling, evenals een nalatigheidsintrest van 10% per jaar, overeenkomstig de Europese richtlijn inzake betalingsachterstand.
18. Cadeaubonnen: Klanten met een cadeaubon worden uitgenodigd om de beschikbare tijdsloten per Room te raadplegen op de website van het bedrijf. Zodra een tijdslot is gekozen, wordt de klant uitgenodigd om het bedrijf snel per e-mail of telefoon te contacteren om de gewenste sessie vast te leggen.
19. Indien intussen een andere klant een reservering bevestigt via het online betaalsysteem, zal de houder van de cadeaubon worden gevraagd een ander tijdslot te kiezen. Indien de waarde van de cadeaubon onvoldoende is voor de gewenste reservering, moet de klant het verschil bijbetalen.
20. Annulering en wijziging van reserveringen: Verzoeken tot annulering of wijziging moeten altijd per e-mail worden verstuurd.
21. Bij annulering of wijziging ten minste 7 kalenderdagen vóór de gereserveerde sessie wordt de klant terugbetaald tot 85% van het bestelbedrag, waarbij het bedrijf 15% inhoudt als administratiekosten.
22. Bij annulering of wijziging tussen 2 en 6 kalenderdagen vóór de gereserveerde sessie wordt de klant 50% van het bestelbedrag terugbetaald. Bij annulering minder dan 2 dagen voor de gereserveerde sessie is geen terugbetaling mogelijk.
23. Tijdens de sessie mogen jassen, tassen en andere persoonlijke bezittingen van klanten worden achtergelaten in de kapstokken of in de daarvoor voorziene ruimtes die door de spelleider worden aangeduid, onder volledige verantwoordelijkheid van de klant.
24. In geen geval kunnen het bedrijf of zijn personeelsleden aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal, beschadiging of verdwijning van persoonlijke bezittingen van de klant. Het bedrijf raadt klanten aan geen waardevolle voorwerpen mee te nemen tijdens deelname aan een Evasion Room-sessie.
25. Verloren voorwerpen: Indien het personeel een voorwerp vindt dat door een klant is achtergelaten in de garderobe, wachtruimte of opslaglockers, wordt dit maximaal 7 kalenderdagen bewaard. Na deze termijn, indien geen klant het voorwerp heeft opgehaald, wordt het door het bedrijf verwijderd. Het is bovendien de verantwoordelijkheid van de klant om het voorwerp af te halen op een moment dat personeel aanwezig is (dit vooraf te bevestigen met het bedrijf, aangezien personeel kan telewerken wanneer er geen reserveringen zijn gepland). Bederfelijke goederen en grote voorwerpen worden niet bewaard en onmiddellijk verwijderd.
26. Vertrouwelijkheid: Het is de klant verboden om beelden of expliciete beschrijvingen van de inhoud van de raadsels in de speelkamers van Evasion Room op te nemen of te verspreiden. Het gebruik van camera’s, dictafoons, camcorders en soortgelijke functies van smartphones en computers in de speelkamers is strikt verboden.
27. Bij overtreding van deze regel behoudt het bedrijf zich het recht voor om de overtreder gerechtelijk te vervolgen en schadeloosstelling te vorderen via alle wettelijke middelen.
28. In geval van een onbevredigende ervaring kunnen de hoofdklant en/of zijn teamleden het bedrijf schriftelijk contacteren om de redenen van hun ontevredenheid uit te leggen, met vermelding van de datum en het uur van de betrokken sessie. Na verificatie bij het personeel, indien de geuite klachten gegrond zijn (defecte apparatuur, menselijke fout in de animatie, enz.), zal het bedrijf te goeder trouw een redelijke compensatie aan de klant aanbieden (gedeeltelijke of volledige terugbetaling).
29. Door de diensten van Evasion Room SRL aan te kopen, doet de klant uitdrukkelijk afstand van het recht om publiekelijk een negatieve beoordeling te uiten zonder eerst schriftelijk contact te hebben opgenomen met de directie van het bedrijf om zijn ervaring uit te leggen en naar een minnelijke oplossing te zoeken. De klant is zich bewust van de onevenredige en langdurige economische impact die een subjectieve negatieve beoordeling kan hebben op de activiteiten van kleine ondernemingen en stelt zich bloot aan gerechtelijke vervolging indien hij tot deze vorm van uiting overgaat zonder voorafgaandelijk een minnelijke schikking te hebben gezocht.
30. Evasion Room SRL en haar personeel stellen de escape rooms ter beschikking van klanten voor een maximale duur van 60 minuten. Het is aan de spelers om binnen de toegestane tijd zelf de oplossing van de raadsels te vinden. Spelers kunnen om aanwijzingen vragen, maar de spelleider is niet verplicht deze systematisch te geven en kan bovendien het moeilijkheidsniveau van de aanwijzing aanpassen aan de omstandigheden. Extra speeltijd kan worden toegestaan in geval van een duidelijk defect aan apparatuur.
31. Video toezicht: Tijdens het eigenlijke spel worden de klanten gemonitord door een personeelslid van Evasion Room via camera’s en microfoons. Dit systeem is bedoeld om de klantenervaring te optimaliseren en de integriteit van de apparatuur en eventuele schade door klanten ondanks de veiligheidsinstructies te controleren. Beelden en geluid worden gedurende 30 kalenderdagen bewaard, uitsluitend ter ondersteuning in geval van een geschil. Evasion Room SRL behoudt zich echter het recht voor de beelden te bewaren als bewijsmateriaal indien ernstige schade door een klant aan de speelkamer wordt veroorzaakt.
32. Evasion Room neemt redelijke maatregelen ter bescherming van haar IT-systeem. In het geval dat het bedrijf slachtoffer wordt van hacking, kan zij echter niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik dat derden van deze beelden maken.
33. Herinneringsfoto en portretrecht: Indien de timing het toelaat, wordt aan het einde van elke sessie een herinneringsfoto aangeboden aan de klanten, met de persoonlijke camera van de klant. Foto’s die op de sociale netwerken en internetpagina’s van Evasion Room zijn gepubliceerd, zijn dit met de toestemming van de aanwezige personen. Indien iemand die op deze foto’s voorkomt zijn toestemming wil intrekken, kan hij het bedrijf contacteren via het contactformulier. Evasion Room verbindt zich ertoe redelijke maatregelen te nemen om de betreffende foto uit haar eigen media te verwijderen en de verspreiding ervan zoveel mogelijk te beperken.
34. In geval van onverenigbaarheid tussen de toepasselijke wetten of openbare regelgeving en één of meerdere clausules van deze algemene verkoopvoorwaarden, blijven de overige clausules geldig.
35. In geval van een geschil, en indien geen minnelijke overeenkomst kan worden bereikt, is uitsluitend de ondernemingsrechtbank van het arrondissement Luik bevoegd.
36. In geval van afwijkingen is de Franse versie van de algemene voorwaarden leidend.